Tuotetuontityökalu Jeemly/Flowvy -järjestelmään

Työkalu mahdollistaa tuotetietojen tuonnin Excel tiedostosta Jeemly/Flowvy -kassajärjestelmään. Tuotteiden perustietojen lisäksi voit tuoda myös tuotteiden lajitelmat, tuotekuvat, ominaisuudet tai esimerkiksi hinnastot. Työkalulla on tarkoitus helpottaa ja nopeuttaa uusien tuotetietojen syöttämistä esimerkiksi toimittajan antaman Excel-tiedoston perusteella.

Työkalu on laajasti asetuksiltaan määriteltävissä, ja esimerkiksi Excelissä olevat sarakeotsikot voidaan asettaa työkalun asetuksiin. Seuraavat asiat on kuitenkin huomioitava:

• Tiedoston on oltava XLSX -tiedosto (vanhempi XLS-tiedostomuoto ei siis kelpaa). Muut tiedostomuodot on mahdollista konvertoida XLSX-tiedostoiksi esimerkiksi Microsoft Excel -ohjelmiston avulla.
• Sarakeotsikot tulee olla ensimmäisellä rivillä ja tiedot tulee olla tiedoston päätaulukossa eli ensimmäisellä ns. sheetillä.
• Tiedot tulee olla ilmoitettu yksi tuote per rivi -periaatteella.
• Tiedostossa ei saa olla kaavoja, mutta kaavat on mahdollista Excelissä tallentaa helposti oikeaksi arvoiksi ennen tiedoston käsittelyä.

Asennus ja käyttöönotto

Työkalu asennetaan käyttämällä Virtasoftin päivitystyökalua. Asennus vaatii käyttöoikeuslisenssin, joka pyydetään asennusvaiheessa. Päivitystyökalu tekee kaiken tarvittavan ohjelman käyttöönottoa varten, mutta mahdollisissa virhetilanteissa voit pyytää apua sähköpostilla osoitteesta tuki (at) virtasoft.fi.

Valitse asennettavaksi sovellukseksi Tuotetuontityökalu Jeemly/Flowvy -järjestelmään ja paina "Aloita asennus". Syötä saamasi lisenssiavain, ja odota, että työkalu on asennettu. Työkalu on käyttövalmis asennuksen jälkeen.

Ennen työkalun käyttöä on suositeltava lukea artikkeli Työkalun käyttö.

Työkalun käyttötarkoitukset

Työkalua voidaan käyttää hyödyksi useissa eri tilanteissa. Yleisimmät käyttötarkoitukset ovat esimerkiksi seuraavat:

Uuden järjestelmän käyttöönoton nopeutus

Vaihdettaessa toisesta kassa-/verkkokauppajärjestelmästä Jeemly/Flowvy -järjestelmään on usein tarve siirtää vanhasta järjestelmästä tuotetiedot uuteen järjestelmään. Mikäli uudestan järjestelmästä saa tiedot ulos Excel-tiedostossa, voidaan työkalua käyttää näiden tietojen sisäänlukuun, nopeuttaen uuden järjestelmän käyttöönottoa!

Uusien tuotteiden luominen toimittajan aineistosta

Useat toimittajat voivat toimittaa Excel-tiedostomuodossa tuotetiedot. Uusien tuotteiden luomista voidaan nopeuttaa työkalua käyttämällä, samalla vähentäen myös näppäilyvirheitä tuotteita syötettäessä. Parhaimillaan saat täysin rikastetut tuotetiedot tuotekuvineen suoraan verkkokauppaan!

Tuotteiden hintojen päivitys (hinnastoajot)

Työkalulla voi helposti päivittää tuotteiden myyntihintoja useisiin eri hintatasoihin. Voit käyttää esimerkiksi toimittajan tuottamaa Excel-tiedostoa ja päivittää aina viimeisimmät hinnat Jeemly/Flowvy:ssä olemassa oleville tuotteille. Mikäli aineisto sisältää myös tuotteita, joita Jeemlystä/Flowvystä ei löydy, voit valita, ettei uusia tuotteita kuitenkaan luoda, vaan tehdään pelkkä hintojen päivitys.

Tuotekuvien lisäys olemassa oleville tuotteille

Työkalu tarjoaa useita eri vaihtoehtoja tuotekuvien lisäämiseen. Voit esimerkiksi käyttää Excel-tiedostoa, jossa tuotekuvat on ilmoitettu tai voit kohdistaa tuotekuvia tuotenumeron perusteella kansiosta. Kuvatiedostot on myös mahdollista ladata suoraan internetistä, mikäli Excel tiedostoon on ilmoitettu kuvatiedoston sijainti (esimerkiksi http://toimittaja.fi/tuotteet/tuote1.jpg).

Tuoteylläpito

Tarvittaessa voit käyttää työkalua myös tuotteiden ylläpitoon, luomalla itse Excel-tiedostoja ja ajamalla ne työkalun avulla. Näin voit helposti muokata esimerkiksi tuotteiden nimiä ja tuotekuvauksia!

Dokumentoituja käyttöesimerkkejä

Alla on listattuna linkkejä dokumentoituihin käyttöesimerkkeihin:

Varaosayhteensopivuuksien ajo

Tuoteryhmittely käännöslistalla

Käytettävissä olevat tiedostot

Työkalun eri toiminnot on jaettu kolmeen eri tiedostoon. Jokaisen tiedoston tulee rakenteeltaan noudattaa yleisiä työkalun vaatimuksia.

Tiedostotyyppejä on seuraavasti:

• Tuotteiden perustiedot: Tiedosto, joka sisältää tuotteen perustiedot. Mikäli samalla tuotenumerolla esiintyy tuote useasti, käytetään viimeisenä esiintynyttä tuotetta.
• Tuotteiden lajitelmatiedot: Tiedosto, joka sisältää tuotteen lajitelmien arvot. Sama tuote voi ja yleensä esiintyykin tiedostossa useasti, riippuen siitä miten monta lajitelman arvoa tuotteelle halutaan asettaa.
• Tuotteiden kuvatiedot: Tiedosto, joka sisältää tuotteiden tuotekuvien tiedot. Myös kuvatiedostossa sama tuote voi esiintyä tiedostossa useasti, riippuen tuotteelle kuuluvien tuotekuvien määrästä.

Tiedostot eivät kuitenkaan välttämättä tarvitse olla eri tiedostoina. Mikäli käsittelet siis esimerkiksi tiedostoa, jossa tuotekuva on ilmoitettu perustietojen sekaan, voit valita saman Excel-tiedoston myös tuotekuvien käsittelyyn. Tai, mikäli käsittelet lajitelmatuotteita, ja arvot on ilmoitettu yhdessä kentässä, esimerkiksi "S,M,L,XL,XXL", voit valita saman tiedoston lajitelmatietojen käsittelyyn.

Esimerkkitiedostoja

Erilaisiin käsittelytapoihin on luotu esimerkkitiedostoja. Voit katsoa esimerkkejä täältä.

Tuotteiden perustietojen käsittely

Tuotteiden perustiedoilla tarkoitetaan Jeemlyn/Flowvyn tuotekortin Perustiedot ja Lisätiedot -välilehtien tietoja. Suurinosa näistä tiedoista on työkalun kautta määriteltävissä. Eniten käytetyille kentille on luotu ns. erikoiskäsittelyjä. Näitä kenttiä kutsutaan kiinteiksi kentiksi ja niiden sarakeotsikot ovat asetuksilla määriteltävissä työkalun asetuksissa.

Loput kentät tulee ilmoittaa Excel -tiedostossa kyseisen kentän tietokannan kentän nimellä. Näitä kenttiä kutsutaan vapaiksi kentiksi. Lisätietoa vapaista kentistä voit lukea täältä.

Voit tarvittaessa myös kohdistaa olemassa olevat tuotteet esimerkiksi toimittajan tilausnumeron avulla! Näin ollen voit suoraan käsitellä toimittajan tuottamaa aineistoa, ilman manuaalista tuotenumeroiden kohdistamista tilausnumeroon. Olemassa olevien tuotteiden kohdistukseen löydät lisätietoa täältä.

Voit lukea tuotteiden perustietojen käsittelystä lisää täältä.

Tuotetietojen tiedostossa käytettävissä olevat kiinteät kentät ja niiden erikoiskäsittelyt

Osalle tuotteille kuuluvista tiedoista on luotu erityistoiminnallisuuksia ja sitä myöden niille on luotu kiinteät kentät työkaluun. Kiinteät kentät ovat sarakeotsikoiltaan vaihdettavissa, ja voit näin ollen käyttää toimittajan tuottamaa Excel-tiedostoa ilman, että itse tiedostoa tarvitsee muokata.

Kiinteät kentät ovat lueteltu ja kuvattu täällä.

Lajitelmatietojen käsittely

Erillisellä Excel-tiedostolla on mahdollista asettaa tuotteille lajitelmien arvoja, arvoille kohdistettuja viivakoodeja ja esimerkiksi varastosaldoja. Tarvittaessa lajitelmien arvot voidaan ilmoittaa myös yhdessä kentässä, esimerkiksi "S,M,L,XL". Tätä tapaa käytettäessä ei ole kuitenkaan mahdollista asettaa arvokohtaisia viivakoodeja tai varastosaldoja.

Katso lisää lajitelmatuotteiden käsittelystä täältä.

Tuotekuvien käsittely

Erillisellä Excel-tiedostolla voidaan kohdistaa tuotteille tuotekuvat, tai ilman tiedostoa voidaan tuotteille myös yrittää kohdistaa tuotekuvat suoraan kansiosta. Tuotekuvien kohdistuksessa ilman Excel-tiedostoa tulee tuotekuvien tiedostonimet alkaa tuotenumerolla. Excel-tiedoston avulla voidaan kuitenkin laajemmin käsitellä tuotekuvien kohdistusta, sillä voit tiedoston nimen sijaan ilmoittaa tuotekuvan sijainnin URL:na, esimerkiksi http://sivut.fi/tuotekuva.jpg. Tuotekuva ladataan kyseisestä osoitteesta, tallennetaan asetuksiin valittuun sijaintiin ja asetetaan tuotteelle tuotekuvaksi.

Lue lisää tuotekuvien käsittelystä täältä.

Kampanjakäsittely

Erillisellä Excel-tiedostossa voit monipuolisesti hallita myös tuotteiden kampanjoita. Kampanjoita voi ajaa massana sisään suoraan Excel-tiedostosta, joka helpottaa isojen myymälä ja/tai verkkokauppakampanjoiden tekemistä. Kampanjakohtaiset määritykset, kuten aloitus- ja päättymispäivämäärä, on mahdollista tehdä tuotekohtaisesti Excel-tiedostossa, tai asettaa oletusarvot työkalun asetuksiin.

Lue lisää kampanjoiden käsittelystä täältä.

Tuotteiden ominaisuudet

Tuotteille on mahdollista asettaa ominaisuuksia Tuotteiden perustiedot -tiedoston avulla. Ominaisuuksien määrää ei ole rajattu, ja sekä Kyllä/Ei että Valikko tyyppiset ominaisuudet ovat tuettuna. Ominaisuudet ilmoitetaan suoraan niiden nimillä, joten voit helposti asettaa tuotteille kuuluvat ominaisuudet suoraan esimerkiksi toimittajan Excel-tiedostosta.

Lue lisää ominaisuuksien käsittelystä täältä.

Multituotesarjojen luonti

Käyttäen hyödyksi tuotteiden ominaisuuksien käyttöä sekä Päätuote -kenttää, voit luoda myös Jeemlyn/Flowvyn multituotesarjoja. Multituotesarjat ovat tuotekokonaisuuksia, joissa jokainen sarjan tuote on omana tuotekorttinaan Jeemlyssä/Flowvyssä, mutta verkkokaupassa ne niputettu yhdelle tuotekortille. Multituotesarjat eroavat lajitelmista mm. siten, että eri vaihtoehdot voivat olla eri hintaisia, ja voit asettaa yksittäisen osan kampanjaan.

Lue lisää multituotesarjojen luomisesta täältä.

Tietojen esikatselu

Kun ajon ensimmäinen vaihe on suoritettu, on sinulla mahdollisuus esikatsella tuotetietoja ennen tietokantaan tallentamista. Esikatselu -välilehti aktivoituu, kun tuotetiedot on alustettu. Voit tarkistaa yleiskatsauksen alustetuista tuotteista, josta saat selville esimerkiksi uusien ja päivitettävien tuotteiden määrät sekä listan kaikista alustetuista tuotteista. Näiden lisäksi voit avata tuotenäkymän, josta näet yksityiskohtaiset tuotetiedot kultakin tuotteelta. Voit myös muokata tuotetietoja ennen tietokantaan tallennusta, mikäli huomaat esikatseluvaiheessa tuotetiedoissa joitain pieniä virheitä.

Mikäli huomaat esikatseluvaiheessa virheitä, joita et halua korjata käsin tuotenäkymästä, voit resetoida tuotetiedot ja korjata virheen asetuksissa/käytetyissä Excel-tiedostoissa ja tehdä ajon uudelleen. Mikäli tiedot ovat oikein, voit tallentaa tiedot tietokantaan, jolloin tuotteet ovat käytettävissä Jeemly/Flowvy -järjestelmässä.

Oletusarvot

Joissain tilanteissa on tarve asettaa oletusarvoisesti kaikille käsiteltäville tuotteille jokin arvo. Esimerkiksi käsiteltäessä toimittajan nimeltä "Toimittaja Oy" tuotteita, halutaan kaikille tuotteille toimittajaksi ko. toimittaja, tai tuotteet halutaan mahdollisesti asettaa tiettyyn kaatoryhmään, josta ne voidaan myöhemmin ryhmitellä Jeemlyn/Flowvyn tuoteylläpidon kautta.

Mikäli aineistossa jollekin tuotteelle on asetettu arvo sellaiseen kenttään, jolle on määritetty oletusarvo, aineistossa olea arvo luonnollisesti yliajaa oletusarvon.

Voit lukea lisää oletusarvojen käytöstä täältä.

Asetuspohjat eri tiedostojen hallintaan

Usein eri toimittajien tai itsekin tehdyt Excel tiedostot eroavat toisistaan, jolloin niiden ajaminen vaatii ohjelmaan eri asetukset. Voit tallentaa eri asetuspohjia ja vaihdella niiden välillä helposti. Jokainen tietojen käsittelyyn liittyvä asetus kuuluu omaan asetuspohjaan. Voit näin ollen helposti luoda pohjan esimerkiksi tietyn toimittajan hinnaston päivittämiselle. Lue lisää hinnastojen käsittelystä täältä.

Lue lisää asetuspohjien käytöstä täältä.

Aineiston arvojen konvertointi

Voit tarvittaessa käyttää työkalun Arvojen konvertointi -ominaisuutta, mikäli käsittelemissäsi aineistoissa on toistuvaa tietoa, joka tulee muuttaa ennen tiedoston käsittelyä. Mikäli toimittajan aineistossa esimerkiksi veroluokat on ilmoitettu selkokielisesti (24 %, 14 %), voit asettaa käännöslistan, jossa kyseinen arvo kohdistetaan Jeemlyn/Flowvyn veroluokkaan.

Lue lisää arvojen konvertoinnista täältä.

Erityishuomioita

Työkalun käytössä on otettava huomioon joitain alla olevia tärkeitä asioita. Muista myös itse miettiä, mikä on oikeasti mahdollista ja mikä ei, sillä työkalullakin on pääosin samat rajoitukset ja huomiot, kun Jeemly/Flowvy -järjestelmän tuotetietojen käsittelyssä yleensä.

Varmuuskopiointi

Muokattavien tietojen varmuuskopiointi on täysin työkalun käyttäjän vastuulla. Versiosta 2.0 lähtien työkalu ottaa varmuuskopion, mutta koko Jeemlyn/Flowvyn tietokannan varmuuskopioinnista on silti käyttäjän huolehdittava itse.

Käsiteltävä aineisto

Työkalun käyttäjä on aina itse vastuussa käsiteltävän aineiston ja sen käytön lopputuloksista työkalulla. Kaikki tietojen lisäykset ja muokkaukset työkalun avulla ovat käyttäjän vastuulla.

Verkkokauppatuotteiden lisääminen/päivittäminen

Mikäli käsittelet tuotteita, jotka lisätään/ovat näkyvillä verkkokaupassa, täytyy ajon jälkeen muistaa päivittää tiedot verkkokauppaan. Tietojen päivitys tapahtuu seuraavasti:

Jeemly/Flowvy pääikkuna -> Verkkokauppa -> Päivitys. Ruksaa tarvittavat kohdat, ja valitse Aja. Odota, että ajo on mennyt loppuun.

Ruksattavat tiedot voit selvittää seuraavasti:

• Tuotteet: Mikäli olet tehnyt tuotteiden tietoihin muutoksia, valitse tämä. Myös esimerkiksi tuotetekstien muutokset kuuluvat tähän kategoriaan.
• Lajitelmat: Mikäli ajon aikana on lisätty uusia lajitelmia/lajitelmien arvoja, valitse tämä. HUOM: Ei tarvita, mikäli tuotteille on vain lisätty lajitelmia, vaan silloin, jos Jeemly/Flowvy järjestelmään on luotu uusia lajitelmia tai niiden arvoja.
• Ominaisuudet: Mikäli ajon aikana on luotu uusia ominaisuuksia tai niiden arvoja, valitse tämä. Sama juttu, kuin lajitelmissa: Ei tarkoita sitä, jos tuotteille on lisätty ominaisuuksia, ne päivittyvät valitsemalla Tuotteet.
• Valmistajat: Valitse tämä, mikäli ajossa luotiin uusia valmistajia. Muista myös käydä lisäämässä luoduille valmistajille verkkokaupparuksi valitsemalla Jeemly/Flowvy -> Valmistajat!
• Varastosaldot: Mikäli päivitit ajossa tuotteille varastosaldoja, valitse tämä.

Saman tiedoston käyttö esimerkiksi tuote- ja lajitelmatietojen ajoon

Voit asettaa saman tiedoston tuoteaineiston käsittelyn asetuksiin sekä lajitelmatietojen että tuotekuvien käsittelyyn. Muista tarkistaa sarakeotsikkoasetukset!

Käytetään esimerkiksi silloin, mikäli tuotteen kuva on ilmoitettu tuoteaineistossa: valitse sama tiedosto sekä tuotetietojen käsittelyyn, että kuvatietojen käsittelyyn.

Usein kysytyt kysymykset

Työkaluun liittyvät usein kysytyt kysymykset (FAQ) löydät täältä.

Yleiset ongelmatilanteet löydät täältä.

Käyttöehdot

Ohjelmiston käyttö vaatii, että seuraavat ehdot hyväksytään. Viimeisimmät, paikkaansapitävät käyttöehdot löytyvät työkalusta, ja ne näytetään, kun työkalu käynnistetään ensimmäisen kerran. Käyttöehdot voi myöhemmin lukea valitsemalla työkalun ylävalikosta Ohje -> Tietoa ohjelmasta -> Näytä käyttöehdot. Näiden ehtojen lisäksi sovelletaan yleisiä IT2015 sopimusehtoja, jotka löytyvät täältä:

Virtasoft IT2015 YSE Suomi.pdf

Virtasoft IT2015 EOY Suomi.pdf

Yleistä

Hyväksymällä nämä ehdot käyttäjä tiedostaa kaikki näissä ehdoissa ilmoitetut kohdat, ja ymmärtää ohjelmiston käytön mahdolliset riskit.

Tämä ohjelma on tarkoitettu tuotetietojen tuontiin Jeemly/Flowvy -järjestelmään. Ohjelmaa ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen, kuin mihin se on luotu. Tuotavien tietojen oikeellisuus on täysin tämän ohjelman käyttäjän vastuulla, eikä ohjelmiston tuottaja tai toimittaja ole millään tavalla vastuussa siitä, jos käytettävästä aineistosta löytyvän virheiden takia kohdejärjestelmän tiedoissa tulee ongelmia.

Ohjelmiston käyttöoikeus

Ohjelman käyttöoikeus on myönnetty vain sille osapuolelle (henkilö, yhteisö tai yritys), kenelle ohjelmiston toimittaja on tämän ohjelmiston luovuttanut. Ohjelmiston jakaminen ja jälleenmyynti ilman ohjelmiston tuottajan lupaa on kielletty.

Ohjelmiston käyttö

Ohjelmiston käyttäjän tulee olla tietoinen siitä, mihin tämä ohjelmisto on tarkoitettu. Ohjelmiston tuottaja tai toimittaja eivät ole millään tavalla vastuussa virheistä jotka syntyvät siitä, ettei käyttäjä ole ymmärtänyt ohjelmiston toimintoja.

Ohjelmiston käyttöliittymä opastaa käyttäjää parhaan mukaan, mutta käyttäjän tulee olla lukenut myös tämän ohjelmiston kanssa toimitettu käyttöohje.

Varmuuskopiointi

Tämä ohjelmisto ei varmuuskopioi kohdejärjestelmän tietoja millään tavalla. Käyttäjän on tiedostettava, että varmuuskopiointi tulee suorittaa itse.

Jälleenmyyjille

Kiinnostuitko työkalun jälleenmyymisestä? Ole yhteydessä sähköpostitse info(at)virtasoft.fi ja kysy lisätietoja!

Mikäli olet jo Virtasoft -ohjelmistojen jälleenmyyjä, kirjaudu sisään tunnuksillasi ja siirry Tuotetuontityökalu Jeemly/Flowvy järjestelmään -ohjelmiston jälleenmyynti -sivulle.