Käsiteltävien Excel-tiedostojen vaatimukset

Työkalu on laajasti asetuksiltaan määriteltävissä, ja esimerkiksi Excelissä olevat sarakeotsikot voidaan asettaa työkalun asetuksiin. Seuraavat asiat on kuitenkin huomioitava:

• Tiedoston on oltava XLSX -tiedosto (vanhempi XLS-tiedostomuoto ei siis kelpaa). Muut tiedostomuodot on mahdollista konvertoida XLSX-tiedostoiksi esimerkiksi Microsoft Excel -ohjelmiston avulla.
• Sarakeotsikot tulee olla ensimmäisellä rivillä ja tiedot tulee olla tiedoston päätaulukossa eli ensimmäisellä ns. sheetillä.
• Tiedot tulee olla ilmoitettu yksi tuote per rivi -periaatteella.
• Tiedostossa ei saa olla kaavoja, mutta kaavat on mahdollista Excelissä tallentaa helposti oikeaksi arvoiksi ennen tiedoston käsittelyä.

Tiedoston konvertointi XLSX tiedostoksi

Mikäli olet saanut tai luonut tiedoston, joka ei ole XLSX -tiedosto (esimerkiksi vanhempi Excel-tiedostomuoto XLS tai OpenOfficen tiedostomuoto ODS), voit muuttaa tiedoston XLSX -tiedostoksi useillakin eri tavoilla. Tapoja on varmasti muitakin, kuin alla olevat esimerkit, mutta alla olevat esimerkit ovat ainoat toimiviksi todetut ja sitä myöden tuetut tavat.

Konvertointi Microsoft Excel 2013 -ohjelmalla

Taulukkomuotoisen tiedoston voit konvertoida XLSX -tiedostoksi avaamalla tiedoston Microsoft Excel 2013 -ohjelmaan ja valitsemalla vasemmasta ylänurkasta Tiedosto -> Vie. Valitse Muuta tiedostotyyppi, ja valitse tiedostotyypiksi Työkirja (*.xlsx). Valitse Tallenna nimellä, ja anna tiedostolle nimi. Uutta tiedostoa voit nyt käyttää työkalun kanssa.

Konvertointi LibreOfficella (ilmaisohjelma)

LibreOfficen tallentama XLSX -muoto on työkalun kanssa yhteensopiva. Avaa käsiteltävä tiedosto ja valitse Tallenna nimellä. Valitse Tallennusmuoto -valintaan Office Open XML -laskentataulukko (.xlsx)(*.xlsx), anna tiedostolle nimi ja valitse Tallenna. Uutta tiedostoa voit nyt käyttää työkalun kanssa.

Tiedostojen kaavojen konvertointi arvoiksi

Excelin kaavat eivät oletuksena ole tuettuna. Kaikki tiedot tulee siis olla syötettynä Exceliin sellaisenaan, eikä arvo saa olla jonkun Excelin kaavan, kuten SUMMA –funktion avulla laskettu.

Mikäli sinulla on Excel-tiedosto, joka sisältää useita kaavoja, voit kuitenkin helposti muodostaa siitä tiedoston, jossa kaikki arvot ovat laskettu oikeiksi, työkalun luettaviksi tiedoiksi, seuraavasti (Käyttäen Microsoft Excel 2013 -ohjelmaa):

• Tee uusi, tyhjä .XLSX tiedosto
• Avaa Excel –tiedosto, jossa sinulla on kaavoja
• Kopioi koko Excel tiedoston sisältö (pikanäppäin CRTL+A, jonka jälkeen CTRL+C)
• Valitse tekemästäsi tyhjästä tiedostosta ensimmäinen solu, eli A1, ja klikkaa sitä hiiren oikealla
• Valitse Liittämisasetukset kohdasta valinta Arvot, tai valitse ALOITUS -> Liitä -> Liitä arvot
• Tallenna .XLSX tiedosto.

HUOM: Voit tarvittaessa myös muokata koko tiedoston kaavattomaksi valitsemalla CTRL+A + CTRL+C, jonka jälkeen, samassa tiedostossa, kopioi leikepöydän sisältö arvoina vanhojen tietojen päälle. Tällä tavalla kuitenkin kaavat ylikirjoitetaan, jolloin et voi niitä enää palauttaa.