FAQ - Tuotetuontityökalun usein kysytyt kysymykset

Tämä osio sisältää usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastauksia liittyen Virtasoftin tuotetuontityökaluun SKJ Business –järjestelmään.

HUOM: Yleiset ongelmatilanteet ja niiden ratkaisut työkalun käytössä löydät täältä löydät täältä.

Yleiset kysymykset

Mitä tietoja työkalulla voi tuoda?

Työkalulla voi tällä hetkellä tuoda seuraavia tietoja:

• Tuotteiden perustiedot (nimet, hinnat, tuoteryhmät..)
• Tuotteen lyhyt ja kokopitkä kuvaus
• Tuotehinnastot (ostohinta ja useita myyntihintoja)
• Tuotteiden lajitelmat (myös lajitelmien viivakoodit, varastosaldot, hyllypaikat...)
• Tuotekuvat
• Tuotteiden ominaisuudet (mahdollisuus luoda multituotteita)
• Tuotteiden varastosaldot, yhteen varastopaikkaan (varastopaikka valittavissa asetuksista), sisältäen myös varaston hälytysrajat (minimi/maksimi) sekä hyllypaikat.
• Tuotteiden lisävarusteet
• Tuotekampanjat (tuotekohtaiset kampanjahinnat, joko alennusprosentteina tai kampanjahintana)

Tarvitsenko Microsoft Excelin, jotta voin käyttää työkalua?

Työkalu tukee tällä hetkellä ainoastaan natiiveja .XLSX –tiedostoja. Tämä tarkoittaa sitä, että tiedostot tulee olla luotu Microsoft Excel 2007 tai uudemmalla versiolla. Microsoft Web Excelin tai ilmaisen Libre Officen kautta luodut tiedostot toimivat myös.

Exceliä ei kuitenkaan tarvitse olla asennettuna koneelle, jossa työkalua käytetään.

Esimerkkitiedostosta puuttuu kenttä, jota haluan käyttää. Voiko kenttiä lisätä?

Työkalu käsittelee sarakkeita, jotka eivät lukeudu erikoiskenttiin, suorina tietokantaan lisättävinä tietoina. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli haluat esimerkiksi lisätä tuotteen varastoyksikön, voit lisätä Exceliin uuden sarakkeen otsikolla VARASTOYKS. VARASTOYKS on SKJ:n tunniste tuotteen varastoyksikölle. Voit kysyä mahdollisista lisäkentistä SKJ ylläpitäjältäsi.

HUOM: Tälläisten kenttien tietoa ei käsitellä välissä millään tavalla. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli haluat lisätä esimerkiksi 3. hintatason hinnan, tulee hinta syöttää Exceliin verollisena. Kyllä/ei tyyppiset tiedot (ruksi ruutuun) tulee syöttää arvolla 0 tai 1.

Uusien erikoiskenttien lisäämisestä voi tehdä pyyntöjä Virtasoftille, lähettämällä pyynnön sähköpostilla osoitteeseen tuki@virtasoft.fi

Voiko kenttien otsikoita muuttaa?

Kyllä, asetuksista voit muuttaa kaikkien erikoiskenttien otsikot. Tällä tavalla voit muiden mahdollisuuksien rajoissa lukea esim. suoraan toimittajan tuottamaa Excel tiedostoa ilman, että sarakeotsikot täytyisi muuttaa itse Excel tiedostoon.

Onko Excelin sarakkeiden järjestyksellä väliä?

Lyhyesti sanottuna, ei ole.

On kuitekin huomioitava, että tiedot käsitellään vasemmalta oikealle, ja mikäli tuotteen esimerkiksi lisää verkkokauppaan aineiston avulla (eli Lisää verkkokaupparuksi –asetus ei ole käytössä, vaan yhtenä Excelin sarakkeena on Verkkokauppa ja tuotteilla arvot 0 tai 1) ja käytössä on myös ominaisuuksien käsittely, tulee Verkkokauppa –sarakkeen olla ennen ominaisuuskenttiä: muussa tapauksessa tuotteen ominaisuuksille ei lisätä verkkokaupparuksia.

Voinko käyttää Excelin kaavoja?

Excelin kaavat eivät oletuksena ole tuettuna. Kaikki tiedot tulee siis olla syötettynä Exceliin sellaisenaan, eikä arvo saa olla jonkun Excelin kaavan, kuten SUMMA –funktion avulla laskettu.

Voiko sarakkeita jättää pois?

Kyllä voi. Näissä tapauksissa on suositeltavaa myös tyhjentää asetuksista ko. sarakeotsikon nimi, ettei ohjelma turhaan varoita puuttuvasta sarakkeesta.

Mitä tapahtuu jos joku tieto jätetään tyhjäksi?

Tyhjää tietoa ei oletusarvoisesti käsitellä. Tämä tuo myös rajauksen: et voi esimerkiksi tyhjentää tuotteen nimeä ajamalla Exceliä, jossa on tuotenumero ja tyhjä nimi sarake (vahingossa, muttet myöskään tahallisesti).

Voiko työkalulla pelkästään luoda uusia tuotteita, vai voiko sillä myös päivittää tuotetietoja?

Työkalulla voi myös päivittää tuotetietoja. Voit myös valita asetuksella, ettei uusia tuotteita luoda: tämä on hyödyllinen asetus silloin, jos haluat päivittää toimittajan Excel-tiedostosta esimerkiksi ostohinnat tuotteille, mutta aineistossa on seassa sellaisia tuotteita, joita et halua SKJ järjestelmääsi tuoda.

On kuitenkin huomiotavaa, ettei tiedot päivity automaattisesti työkalun kautta verkkokauppaan. SKJ:stä tulee tehdä tuotepäivitys ajon jälkeen. Päivitykseen löydät ohjeet erillisestä dokumentista.

Mistä tiedän, että tiedot menevät oikein?

Työkalussa on esikatselutoiminto, jonka avulla voit esikatsella tuotetietoja ennen niiden tallentamista tietokantaan. Esikatselun tuotenäkymässä olevasta Tuotteen kaikki kentät -näkymään tulee näkyviin arvot siten, kun ne tietokantaan lisätään. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tuotteen valmistaja kentässä on näkyvillä valmistajan tunnus, ei sen nimi.

Ennen tuotetietojen tallennusta on aina hyvä tarkkailla tiedot läpi, ja mikäli tuotemäärä on suuri, tarkistaa vähintään muutamin pistokokein, että tiedot näyttävät olevan oikein.

Muista, että viime kädessä työkalun käyttäjä on aina vastuussa aineiston oikeellisuudesta.

Voinko automatisoida ajon ajettavaksi esimerkiksi kerran päivässä?

Työkalua ei ole tarkoitettu automaattisiin, esimerkiksi kerran päivässä ajettaviin ajoihin, eikä sitä näin ollen myös sellaiseen voi käyttää. Automatisoidut tuote-, hinnasto tai varastosaldoajot ovat aina erikseen määriteltäviä ja toteutettavia projekteja.

Voinko helposti käsitellä useita eri toimittajien tiedostoja?

Työkalusta löytyy asetuspohjien tallennusmahdollisuus. Asetuspohjia voi lisätä rajattomasti, ja jokaisessa pohjassa voi olla tallennettuna eri asetukset. Voit siis helposti luoda useita pohjia eri toimittajien Excelien käsittelyyn.

Jokainen rakenteeltaan (sarakeotsikoiltaan) eri tiedosto on kuitenkin käsiteltävä erikseen omana ajona.

Voin käsitellä useita Excel –tiedostoja yhdellä ajolla?

Mikäli tiedostot ovat rakenteeltaan samanlaisia, eli sarakeotsikot täsmäävät asetuksien kanssa, voit ajaa ajon niin, että jokainen kansiossa oleva .XLSX tiedosto käsitellään. Tällä hetkellä tämä on kuitenkin mahdollista vain tuotetietotiedostojen kanssa, eli lajitelma- ja tuotekuvatiedostot eivät tätä toiminnallisuutta tue.

Voiko työkalulla käsitellä hinnastoja?

Hinnastot sisältävät yleensä tuotenumeron sekä hinnan tai hintoja. Työkalu voi lukea kaikkia näitä tietoja XLSX –tiedostosta, joten työkalua voi käyttää hinnastojen ajoon. Hinnastojen ajoon on luotu myös oma ohjeistusdokumenttinsa, sillä jotkut asetukset ovat tärkeää huomioida hinnastoja käsiteltäessä.

On kuitenkin huomioitavaa, että tuotteiden kohdistus tehdään aina tuotenumeron perusteella, joten täsmäytystä ei tällä hetkellä voi tehdä esimerkiksi toimittajan tilauskoodin perusteella.

Toimittajani on ulkomaalainen ja tarjoaa tuotetiedot eri kielellä, kuin suomi. Voinko helposti kääntää esimerkiksi myyntiyksikön pcs muotoon kpl?

Työkalusta löytyy ns. käännöslista ominaisuus, jonka avulla voi kääntää joitain arvoja kiinteästi. Työkalun asetuksiin ilmoitetaan käännöstiedoston polku (esimerkiksi XLSX tai CSV tiedosto), jossa on oltava sarakeotsikot. Tiedostossa on yleisesti kaksi saraketta, etsittävä arvo (esimerkissä pcs) ja haluttu käännös (esimerkissä kpl). Kun asetuksiin merkitty tieto käsitellään, koitetaan sille etsiä käännös annetusta käännöslistasta, ja jos arvo löytyy, käytetään alkuperäisen arvon sijaan käännettyä arvoa.

Käännöslistoja voi olla useita eri arvoille (esimerkiksi nimelle ja myyntiyksikölle omansa), mutta vain yksi per arvo (eli esimerkiksi yksikölle ei voida asettaa kahta eri tiedostoa, joka sisältää käännösarvot). Yksi käännöslista voi tietenkin sisältää rajattoman määrän käännöksiä.

Ohjelman käyttöön liittyvät kysymykset

Voinko käyttää samaa tiedostoa useassa paikassa (tuotetiedot, lajitelmattiedot..)

voit. Mikäli sinulla on siis esimerkiksi tuotekuvatiedot samassa tiedostossa tuotetietojen kanssa, voit asettaa saman tiedoston sekä tuoteaineisto-asetukseen, että kuvatietojen tiedosto-asetukseen.

Haluan kaikille ajossa käsiteltäville tuotteille arvon X, onko tämä mahdollista?

Tähän on kaksi tapaa. Voit joko hyödyntää työkalun Oletusarvot –ominaisuutta, jonka löydät Asetukset -> Tuotetiedoston käsittely –välilehdeltä, tai voit lisätä Exceliin sarakkeen, johon asetat kaikille tuoteriveille saman arvon, ja kohdista kentän käsittely käyttämällä vapaiden kenttien käsittelyä.

Tämän lisäksi voit myös hyödyntää tuotenäkymää, jonka toimintojen avulla voit ajaa massana kaikille, tai vain osasta tuotteista, arvoja.

Minulla on useita toimittajia, jonka Exceleitä käytän. Voinko jotenkin tallentaa eri toimittajien asetukset, ettei niitä aina tarvitsisi muuttaa?

Kts. kohta Voinko helposti käsitellä useita eri toimittajien tiedostoja?.

Excelissä esiintyy sama tuote useaan kertaan. Onko tämä ongelma?

Oletusarvoisesti, ei ole. Mikäli työkalu kohtaa saman tuotteen, kuin aiemmin, se jatkaa kyseisen tuotteen päivittämistä. Aineistossa viimeisimpänä oleva ilmestymä tuotteesta on siis se, jonka tiedot tuotteelle lopulta asetetaan. On kuitenkin huomioitava, että mikäli aikaisemmassa ilmestymässä tuotteella oli asetettu esimerkiksi nimeksi ”Tuote X”, ja toisessa ilmestymässä ei tuotetta ollut nimetty lainkaan, tuotteen nimeksi jää Tuote X, sillä tyhijä tietoja ei käsitellä.

Virhetilanteiden välttämäiseksi on kuitenkin suositeltavaa, ettei aineistossa olisi tuotetta useaan kertaan. Muista vähintään tarkistaa esikatselusta ennen tallennusta, että tuotteen tiedot näyttävät oikein.

Virhetilanteet ja niiden ehkäisy

Varmuuskopioiko työkalu tiedot ennen ajoa?

Ei. Työkalu ei varmuuskopioi SKJ:n tietokannan tietoja ennen ajoa. On erittäin suositeltavaa ottaa siis varmuuskopio ennen työkalun käyttöä. Varmuuskopionnin voit suorittaa SKJ:n taustaohjelmasta, valitsemalla Tiedosto -> Varmuuskopioi.

Tein virheen, mitä teen?

Mikäli virhe on niin suuri, ettet pysty sitä itse korjaamaan (esimerkiksi muokkaamalla Exceliä ja ajamaan sen uudelleen, tai korjaamalla ajetut tuotetiedot SKJ:stä), ota välittömästä yhteys SKJ ylläpitäjääsi. Kerro heille tilanne, ja muista kertoa myös työkalun asetuksissa oleva tuotteiden tunniste. Tunnisteen avulla ylläpitäjä voi tunnistaa ajetut tuotteet muista tuotteista, helpottaen virheen korjaamista.

Huomioi, että työkalun käyttövirheiden korjaus ei kuulu minkään ylläpitosopimuksen piiriin, ja näin ollen ylläpitäjä saa laskuttaa tehdystä työstä oman hinnastonsa mukaisesti.

Mitä tulee huomioida, mikäli muokkaan olemassa olevia tuotteita?

Huomioitavaa on ainakin seuraavat asiat:

• Työkalu ei tee tietokannasta mitään poistoja. Tämä on pidettävä mielessä, ja se tarkoittaa esimerkiksi sitä, ettei työkalulla ei ole mahdollista vaihtaa olemassa olevan tuotteen lajitelmaa johonkin toiseen. Työkalu ei tee mitään poistoja tietokannasta, ainoastaan lisäyksiä/päivityksiä. Näin ollen voit kyllä esimerkiksi lisätä uusia lajitelman arvoja tuotteelle, mikäli ne kuuluvat samaan lajitelmaan, kuin tuotteella jo on, mutta et voi vaihtaa lajitelmaa esimerkiksi lajitelmasta Koko -> Kengän koko. Tälläiset ajot jättävät vanhan lajitelman tiedot tietokantaan, ja voivat aiheuttaa erinäisiä ongelmia tulevaisuudessa.
• Työkalu ei huolehdi tietojen päivityksestä verkkokauppaan. Muista aina suorittaa päivitys ajo verkkokauppaan, kun olet muokannut/lisännyt tuotteita.

Työkalua käytettäessä on kuitenkin aina itsekin pyrittävä ennakoimaan ja sitä myöden välttämättään mahdollisia virhetilanteita.

Lisäämiäni tuotteita ei näy SKJ:ssä tuotehauilla

Ajon jälkeen on aina suositeltavaa suorittaa SKJ:n tuotehakuindeksien päivitys. SKJ käyttää näitä indeksointeja tuotehakujen nopeuttamiseksi, ja työkalu ei niitä pysty automaattisesti päivittämään. Hakuindeksien päivitys on suhteellisen nopea ajo, jonka voit suorittaa SKJ:n taustasovelluksesta valitsemalla yläreunasta Tiedostojen selailu -> Tiedostohuollot -> Hakuindeksien päivitys.