Tuotetuontityökalu Jeemly/Flowvy -järjestelmään
Työkalu mahdollistaa tuotetietojen laajamittaisen tuonnin Excel tiedostosta SKJ -kassajärjestelmään. Tuotteiden perustietojen lisäksi voit tuoda myös tuotteiden lajitelmat, tuotekuvat, ominaisuudet tai esimerkiksi hinnastot. Työkalulla on tarkoitus helpottaa ja nopeuttaa uusien tuotetietojen syöttämistä esimerkiksi toimittajan antaman Excel-tiedoston perusteella.
Työkalu on laajasti asetuksiltaan määriteltävissä, ja esimerkiksi Excelissä olevat sarakeotsikoiden eivät tarvitse olla kiinteät. Seuraavat huomiot on kuitenkin huomioitava:
- Tiedoston on oltava XLSX -tiedosto (vanhempi XLS-tiedostomuoto ei siis kelpaa). Muut tiedostomuodot ovat mahdollista konvertoida XLSX-tiedostoiksi esimerkiksi Microsoft Excel -ohjelmiston avulla.
- Tuotetiedot tulee olla ilmoitettu yksi tuote per rivi -periaatteella.
- Tiedostossa ei saa olla kaavoja, mutta kaavat on mahdollista Excelissä tallentaa helposti oikeaksi arvoiksi ennen tiedoston käsittelyä.
Tämän sivun on tarkoitus kuvata lyhyesti työkalun ominaisuuksia. Tarkemmat ominaisuuskuvaukset ja käyttöohjeet vaativat sisäänkirjautumisen.
Sisällysluettelo
Käytettävissä olevat tiedostot
Työkalun eri toiminnot on jaettu kolmeen eri tiedostoon. Jokaisen tiedoston tulee rakenteeltaan noudattaa seuraava kaavaa:
- Ensimmäisen rivin tulee sisältää sarakeotsikot
- Tiedot tulee olla ilmoitettu "yksi tuote per rivi" -periaatteella.
Tiedostotyyppejä on seuraavasti:
- Tuotteiden perustiedot: Tiedosto, joka sisältää tuotteen perustiedot.
- Tuotteiden lajitelmatiedot: Tiedosto, joka sisältää tuotteen lajitelmien arvot. Sama tuote voi ja yleensä esiintyykin tiedostossa useasti, riippuen siitä miten monta lajitelman arvoa tuotteelle halutaan asettaa.
- Tuotteiden kuvatiedot: Tiedosto, joka sisältää tuotteiden tuotekuvien tiedot. Myös kuvatiedostossa sama tuote esiintyä tiedostossa useasti, riippuen tuotteelle kuuluvien tuotekuvien määrästä.
Tiedostot eivät kuitenkaan välttämättä tarvitse olla eri tiedostoina. Mikäli käsittelet siis esimerkiksi tiedostoa, jossa tuotekuva on ilmoitettu perustietojen sekaan, voit valita saman Excel-tiedoston myös tuotekuvien käsittelyyn. Tai, mikäli käsittelet lajitelmatuotteita, ja arvot on ilmoitettu yhdessä kentässä, esimerkiksi "S,M,L,XL,XXL", voit valita saman tiedoston lajitelmatietojen käsittelyyn.
Tuotteiden perustietojen käsittely
Tuotteiden perustiedoilla tarkoitetaan SKJ:n tuotekortin Perustiedot ja Lisätiedot -välilehtien tietoja. Suurinosa näistä tiedoista on työkalun kautta määriteltävissä. Eniten käytetyille kentille on luotu ns. erikoiskäsittelyjä. Näitä kenttiä kutsutaan kiinteiksi kentiksi ja niiden sarakeotsikot ovat asetuksilla määriteltävissä työkalun asetuksissa. Loput kentät tulee ilmoittaa Excel -tiedostossa kyseisen kentän tietokannan kentän nimellä. Näitä kenttiä kutsutaan vapaiksi kentiksi. Lisätietoa vapaista kentistä voit lukea täältä.
Tuotetietojen tiedostossa käytettävissä olevat kiinteät kentät ja niiden erikoiskäsittelyt
Osalle tuotteille kuuluvista tiedoista on luotu erityistoiminnallisuuksia ja sitä myöden niille on luotu kiinteät kentät työkaluun. Kiinteät kentät ovat sarakeotsikoiltaan vaihdettavissa, ja voit näin ollen käyttää toimittajan tuottamaa Excel-tiedostoa ilman, että itse tiedostoa tarvitsee muokata.
Kiinteät kentät ovat lueteltu ja kuvattu täällä.
| Kiinteät kentät | |
|---|---|
| Tuotenumero | Tiedoston ainoa pakollinen kenttä. Tuotenumerosta poistetaan automaattisesti kielletyt merkit, joihin lukeutuvat kaikki erikoismerkit ja välilyönnit, poislukien piste ja väliviiva (. ja -). Tuotenumero myös lyhennetään automaattisesti 18 merkkiin. |
| Viivakoodi | Tuotteen viivakoodi, joka lisätään tuotteelle SKJ:n tuotekortin Viivakoodit -välilehdelle. Mikäli jollain muulla tuotteella viivakoodi on jo olemassa, tai kyseinen viivakoodi on jonkun tuotteen tuotenumero, viivakoodia ei lisätä. |
| Toimittajan tilauskoodi | Toimittajan oma tilauskoodi, asetetaan tuotteen Tilauskoodi -kenttään. Käytetään esimerkiksi SKJ:n ostotilauksissa. |
| Pääryhmä, tuoteryhmä ja aliryhmä | Tuotteen ryhmittelyyn käytettävät kentät. Ryhmä voi olla ilmoitettu joko ryhmän numerona, tai ryhmän nimenä. Ryhmä tulee olla olemassa SKJ:ssä. |
| Alin ryhmä | Kenttä, joka on tehty helpottamaan tuotteen ryhmittelyä. Kenttään voi ilmoittaa tuotteen ns. alimman ryhmän, eli esimerkiksi pelkästään aliryhmän numeron tai nimen. Tuote- ja pääryhmä haetaan tuotteelle automaattisesti. Ryhmät tulee olla luotuna SKJ:ssä, ja ryhmäpuu tulee olla katkeamaton (eli aliryhmälle tulee olla ilmoitettu tuoteryhmä, ja tuoteryhmälle pääryhmä), jotta koko ryhmäpuu saadaan tuotteelle pääteltyä. |
| Tuotteen nimi | Nimen maksimipituus SKJ -kassajärjestelmässä on 40 merkkiä. Mikäli Excel -tiedostossa oleva tuotteen nimi on yli 40 merkkiä, lisätään siitä ensimmäiset 40 merkkiä tuotteen nimeen, ja kokonainen nimi lisätään tuotteen Tekstit -välilehdelle otsikolla NIMI. Kokonainen nimi näkyy aina verkkokaupassa tuotteen nimenä. |
| Tuotteen toinen nimi | Myös toisen nimikentän maksimipituus SKJ:ssä on 40 merkkiä. Mikäli toinen nimi on yli 40 merkkiä, se lisätään lyhennettynä 40 merkkiin tuotteelle. Kokopitkää toista nimeä ei lisätä mihinkään. |
| Verkkokaupassa näkyvä nimi | Tuotteelle voi asettaa poikkeavan, verkkokaupassa näytettävän nimen. Tämän kentän tieto viedään SKJ:n tuotekortille Tekstit -välilehden alle, NIMI -otsikolla. Huomioi, että verkkokaupan nimen käyttö ylikirjoittaa mahdollisesti aikaisemmin NIMI -otsikolla annetun nimen, eli mikäli tuotteen ensisijainen nimi on ollut yli 40 merkkiä ja se on automaattisesti lisätty kokopitkänä tuotteen tekstiksi NIMI -otsikolla. |
| Tuoteperhe | Tuotteen tuoteperhe. Tuoteperhe kohdistetaan olemassa olevaan tuoteperheeseen tuoteperheen nimen perusteella. Tuoteperhe tulee olla olemassa SKJ:ssä. |
| Verkkokauppatuote | Yes/no tyylinen kenttä, jolla voidaan vaikuttaa tuotteen Verkkokaupassa -ruksiin. Asetuksilla on mahdollista määrittää, että kaikille käsiteltäville tuotteille lisätään verkkokaupparuksi, mutta tällä kentällä siihen voi vaikuttaa tuotekohtaisesti. |
| Toimittaja | Tuotteen toimittajan nimi. Toimittajan nimeä yritetään kohdistaa olemassa olevaan toimittajaan SKJ:ssä. Mikäli toimittaja löytyy, se asetetaan tuotteelle. Asetuksella on mahdollista määrittääm, että puuttuvat toimittajat lisätään automaattisesti SKJ:hin ja asetetaan tuotteelle. |
| Valmistaja | Tuotteen valmistajan nimi. Samaan tapaan kuin toimittajien kanssa, kenttään ilmoitettua valmistajan nimeä yritetään kohdistaa olemassa olevaan valmistajaan. Puuttuvat valmistajat voidaan myös luoda automaattisesti. |
| Tuotteen yksikkö | Tuotteen, maksimissaan kolme merkkiä pitkä, yksikkö, esimerkiksi kappale-tuotteilla "kpl" tai pulloilla "plo". Kenttä ohjaa sekä Varastoyks että Myynti yks. kenttiä SKJ:n tuotekortilla. |
| Tuotteen veroluokka | Tuotteelle asetettava veroluokka. Käytettävä SKJ:ssä olemassa olevan veroluokan tunnusta, eli ID-numeroa. Asetuksilla voi valita kaikille tuotteille käytettävän veroluokan, mutta tällä kentällä se on mahdollista määrittää tuotekohtaisesti, mikäli käsitellään veroluokiltaan poikkeavia tuotteita samassa ajossa. Poikkeava veroluokka tulee olla Excel-tiedostossa ennen hinta-sarakkeita. |
| Ostohinta | Tuotteen sisäänostohinta. Hinta voi olla ilmoitettu joko verollisena tai verottomana, asetuksista tulee valita kummalla tavalla hinta on ilmoitettu. Kenttä ohjaa SKJ:n tuotekortin Keskiostohinta -kenttää. |
| Myyntihinta | Ostohinnan tapaan voi myös myyntihinta olla ilmoitettu verollisena tai verottomana. Kenttä ohjaa tuotteen ensimmäistä hintatasoa SKJ:n tuotekortilla. |
| Muut myyntihintatasot | Myös muita hintatasoja voidaan päivittää, ja samaan tapaan kuin muiden hintakenttien kanssa, voi hinta olla ilmoitettu verottomana tai verollisena. Lue lisää muiden hintatasojen käytöstä täältä |
| Tuotteen status | Tuotteen statuksella ohjataan SKJ:n tuotekortin Lisätiedot -välilehden Passiivinen -ruksia. Tuotteen status voi olla aineistossa ilmoitettu kahdella eri tavalla, eli status voi olla joko passiivinen tai aktiivinen. Tuote voidaan siis joko asettaa passiiviseksi, jos tähän kenttään on tuotteelle ilmoitettu arvo 1, tai tuotetta voidaan käsitellä aktiivisena, mikäli kentän arvo on 1. Toimintatapa on valittavissa työkalun asetuksista. Kenttä on Yes/no tyylinen kenttä. |
| Lajitelma 1 ja Lajitelma 2 | SKJ:ssä voi tuotteelle valita yhden tai kaksi lajitelmaa, esimerkiksi Koko ja Väri. Lajitelma voi olla ilmoitettu joko lajitelman nimenä tai lajitelman ID-numerona. Lajitelma tulee olla luotuna SKJ:ssä. Katso lisää lajitelmatuotteiden käsittelystä täältä. |
| Ominaisuus kentät | Tuotteiden ominaisuudet. Ominaisuudet voivat olla joko Valikko tai Kyllä/Ei tyyppisiä. Valikko tyyppisissä ominaisuuksissa tulee ilmoittaa ominaisuuden nimi sekä sille kuuluva arvo, Kyllä/Ei tyyppisissä riittää pelkästään ominaisuuden nimi, esimerkiksi "Vedenkestävä". Ominaisuuden ja sen arvon nimeä koitetaan kohdistaa olemassa olevaan ominaisuuteen tai arvoon. Puuttuvat ominaisuudet ja ominaisuuksien arvot voidaan luoda automaattisesti. Lue lisää ominaisuuksien käsittelystä täältä. |
| Päätuote | Tuotteen päätuotteen tuotenumero. Päätuotetta käytetään, kun luodaan multituotesarjoja. Lue lisää multituotesarjojen luomisesta täältä. |
| Lyhyt kuvaus | Tuotteen lyhyt kuvaus, joka asetetaan SKJ:n tuotekortin Tekstit -välilehdelle otsikolla LYHYT_KUVAUS. Lyhyt kuvaus näytetään useimmiten verkkokaupan tuotelistauksessa, ja sen tarkoitus on lyhyesti kuvata tuotetta parilla lauseella. |
| Pitkä kuvaus | Tuotteen pitkä kuvaus, joka aseteaan tuotteen tekstiksi otsikolla KUVAUS. Kuvaus näkyy verkkokaupan tuotekortilla, ja voi sisältää HTML-muotoiluja sekä esimerkiksi YouTube -videoita jne. |
| Varastosaldo | Tuotteen varastosaldo, varastopaikkana käytetään asetuksiin valittua varastopaikkaa. |
| Varaston hälytysraja | Tuotteen varastosaldon hälytysraja. Hälytysraja asetetaan asetuksiin valittuun varastopaikkaan. Hälytysrajaa käytetään esimerkiksi SKJ:n automaattista ostoehdotusta käytettäessä. |
| Varaston yläraja | Tuotteen varastosaldon yläraja. Yläraja asetetaan asetuksiin valittuun varastopaikkaan. Ylärajaa käytetään esimerkiksi SKJ:n automaattista ostoehdotusta käytettäessä. |
Lajitelmatietojen käsittely
Erillisellä Excel-tiedostolla on mahdollista asettaa tuotteille lajitelmien arvoja, arvoille kohdistettuja viivakoodeja ja esimerkiksi varastosaldoja. Tarvittaessa lajitelmien arvot voidaan ilmoittaa myös yhdessä kentässä, esimerkiksi "S,M,L,XL". Tätä tapaa käytettäessä ei ole kuitenkaan mahdollista asettaa arvokohtaisia viivakoodeja tai varastosaldoja.
Katso lisää lajitelmatuotteiden käsittelystä täältä.
Tuotekuvien käsittely
Erillisellä Excel-tiedostolla voidaan kohdistaa tuotteille tuotekuvat, tai ilman tiedostoa voidaan tuotteille myös yrittää kohdistaa tuotekuvat suoraan kansiosta. Tuotekuvien kohdistuksessa ilman Excel-tiedostoa tulee tuotekuvien tiedostonimet alkaa tuotenumerolla. Excel-tiedoston avulla voidaan kuitenkin laajemmin käsitellä tuotekuvien kohdistusta, sillä voit esimerkiksi ilmoittaa tuotekuvan sijainnin URL:na, esimerkiksi 
. Tuotekuva ladataan kyseisestä osoitteesta, tallennetaan asetuksiin valittuun sijaintiin ja asetetaan tuotteelle tuotekuvaksi.
Lue lisää tuotekuvien käsittelystä täältä.
Tuotteiden ominaisuudet
Tuotteille on mahdollista asettaa ominaisuuksia Tuotteiden perustiedot -tiedoston avulla. Ominaisuuksien määrää ei ole rajattu, ja sekä Kyllä/Ei että Valikko tyyppiset ominaisuudet ovat tuettuna. Ominaisuudet ilmoitetaan suoraan niiden nimillä, joten voit helposti asettaa tuotteille kuuluvat ominaisuudet suoraan esimerkiksi toimittajan Excel-tiedostosta.
Lue lisää ominaisuuksien käsittelystä täältä.
Multituotesarjojen luonti
Käyttäen hyödyksi tuotteiden ominaisuuksien käyttöä sekä Päätuote -kenttää, voit luoda myös SKJ:n multituotesarjoja. Multituotesarjat ovat tuotekokonaisuuksia, joissa jokainen sarjan tuote on omana tuotekorttinaan SKJ:ssä, mutta verkkokaupassa ne niputettu yhdelle tuotekortille. Multituotesarjat eroavat lajitelmista mm. siten, että eri vaihtoehdot voivat olla eri hintaisia, ja voit asettaa yksittäisen osan kampanjaan.
